Tudo começou com uma agenda de rolês
Vamos lá para mais um episódio de “por que não fiz isso antes?”.
Estou com um novo parceiro chamado Rolezei, um site que reúne diversos eventos que rolam em Belo Horizonte, vindos de várias plataformas, em um único lugar.
Minha principal tarefa é transformar essa curadoria em uma agenda semanal no formato de carrossel para o Canva. A fonte dos dados é o próprio site: nome do evento, data, horário, imagem, local e outras informações que precisam aparecer no design.
Nada que parecesse complicado demais, pelo menos na teoria. O problema é que, quando uma agenda tem vários eventos, a criação deixa de ser “montar um post” e vira uma pequena operação de dados, imagens, planilhas e conferência.
Quando o simples virou trabalheira
Eu já tinha duas coisas importantes: o modelo do post no Canva e um banco de dados no Notion com a lista dos eventos.
Como o Notion já é o lugar onde eu organizo os conteúdos e o planejamento editorial, parecia fazer sentido centralizar tudo nele. A princípio, era a decisão mais óbvia: se o conteúdo nasce no planejamento, por que não manter os dados ali também?
Só que aí apareceu o gargalo. O Notion funcionava muito bem para organizar o processo, mas não conversava diretamente com o Canva para criação de posts em lote.
Então o ritual era sempre o mesmo:
- organizar os eventos no Notion;
- exportar o banco em CSV;
- importar a planilha no Canva;
- subir manualmente as imagens;
- adicionar as imagens na planilha;
- relacionar cada campo ao modelo;
- conferir se os dados estavam no lugar certo;
- gerar o lote de designs.
Uma trabalheira do caramba. Isoladamente, nenhuma etapa era impossível. O problema era repetir esse processo duas vezes na semana, sempre lidando com dados, imagens e ajustes manuais antes de chegar na parte que realmente importava: escolher bem os eventos e revisar o resultado final.
Foi quando me fiz a pergunta que você também deveria fazer em qualquer processo assim:
Será que o problema é a falta de automação ou é o lugar onde esses dados estão?
O Notion tem limites
O problema não eram os dados; era o endereço deles. O Notion é ótimo para planejamento, mas não era o melhor ponto de partida para esse tipo de criação em lote no Canva.
E aqui tem um detalhe importante: o Canva até permite trabalhar com dados externos, inclusive usando planilhas do Google Sheets. Mas, nesse fluxo específico, as imagens eram parte essencial do design. Não bastava importar texto. Eu precisava que cada linha viesse com uma imagem pronta para preencher os frames do template.
Com o Google Sheets, as imagens não chegavam de um jeito tão prático para esse uso. Com o Notion, eu ainda dependia de exportação e reorganização. Já o Airtable conseguia funcionar melhor como a “casa de todos os dados” para esse tipo de lote, porque lida bem com campos estruturados e anexos.
A pergunta deixou de ser:
Como faço o Notion mandar tudo para o Canva?
E passou a ser:
Onde esses dados precisam estar para o Canva conseguir trabalhar com eles sem tanta gambiarra?
Foi aí que o Airtable brilhou
Com a troca de destino, os dados dos eventos passaram a cair em uma tabela do Airtable, já com a imagem anexada em cada linha.
O Airtable virou a base operacional desse fluxo específico. Ele recebe os dados estruturados, hospeda as imagens e deixa tudo pronto para ser usado na criação em lote do Canva.
A parte mais trabalhosa — coletar, organizar e registrar as informações dos eventos — passou a ser feita com apoio do Claude. Eu envio o link da lista da semana, e ele analisa os eventos, organiza as informações importantes e grava tudo no banco de dados.
Para não remontar o mesmo quebra-cabeça toda semana, documentei esse processo em uma skill reutilizável no Claude. Assim, em vez de explicar o fluxo inteiro toda vez, eu aciono um procedimento já definido.
No fim, meu trabalho ficou bem mais simples:
- faço a curadoria dos eventos;
- envio a lista para o Claude;
- os dados são organizados no Airtable;
- abro o modelo no Canva;
- escolho o Airtable como fonte;
- seleciono a tabela;
- gero o lote de designs.
A parte operacional não desapareceu completamente, mas deixou de ser o centro do processo. Agora eu fico muito mais próximo da curadoria, da conferência e da decisão final, que são justamente as partes em que o olhar humano ainda faz diferença.
Uma hora virou poucos cliques
Antes, cada agenda exigia pelo menos uma hora de trabalho entre formatar dados, exportar planilha, importar arquivo, subir imagens, relacionar campos e montar o lote.
Agora, a parte operacional virou a menor etapa do processo. O ganho principal não foi só economizar tempo. Foi tirar do caminho uma sequência de tarefas que deixava o processo mais cansativo do que precisava ser.
Isso mudou três coisas na prática:
- Menos exportação manual: os dados não precisam ficar saindo de um lugar e entrando em outro por planilhas intermediárias.
- Menos retrabalho com imagens: cada evento já chega com o anexo certo na base que conversa melhor com o Canva.
- Mais foco na curadoria: em vez de gastar energia organizando arquivo, eu consigo olhar melhor para a seleção dos eventos e para o resultado final.
Centralizar é ótimo quando todas as informações servem ao mesmo objetivo. Mas quando cada etapa pede uma ferramenta diferente, a centralização pode deixar de organizar e começar a travar.
Nesse caso, insistir em manter tudo no Notion parecia organizado no papel, mas criava atrito na execução. Até o momento dessa postagem, o Notion ainda não possui integração direta como fonte de dados no Canva.
Quando vale implementar
Esse tipo de fluxo começa a fazer sentido quando você precisa transformar dados recorrentes em peças visuais com frequência.
Vale olhar com atenção se você:
- cria posts em lote a partir de uma lista de informações;
- trabalha com agendas, catálogos, cardápios, vitrines ou rankings;
- usa templates no Canva;
- precisa combinar texto e imagem em cada peça;
- perde tempo exportando planilhas;
- sobe imagens manualmente para cada lote;
- repete o mesmo processo toda semana;
- sente que a criação visual virou trabalho de organização de dados.
Talvez ainda não faça sentido se o volume é muito baixo, se cada peça é totalmente diferente da outra ou se o processo ainda não tem um formato minimamente definido.
Automação boa normalmente aparece quando a repetição já está clara. Antes disso, o melhor trabalho talvez seja organizar o processo.
A lição que ficou
O que antes começava com uma tarde cheia de abas abertas agora pode começar com:
“Oi Claude, segue o link da lista da semana.”
A lição não foi só automatizar o scraping ou trocar uma ferramenta por outra. Foi parar no meio do caminho e perguntar qual era o objetivo final.
Nesse caso, o objetivo não era ter os dados no Notion. O objetivo era criar uma agenda semanal no Canva com menos fricção, menos exportação e menos ajuste manual.
Às vezes, a melhor automação não é fazer a ferramenta que você já usa resolver tudo. É entender qual ferramenta deve ocupar cada etapa do fluxo.
O Notion continua fazendo sentido para planejamento e organização editorial. O Airtable entrou melhor como base operacional para alimentar o Canva. O Claude ficou com a parte repetitiva de interpretar e estruturar os dados. E eu fiquei com a curadoria e a decisão final.
Próximo passo
Quando um processo pede uma solução nova, não adianta se apegar as mesmas ferramentas. Às vezes, o que precisa mudar é a casa dos dados. Se pergunte:
“Onde esses dados deveriam estar para o trabalho terminar do jeito certo?”
Se o seu processo ainda depende de exportações, planilhas e ajustes manuais, comece fazendo três perguntas:
- onde esses dados nascem;
- onde eles precisam estar para o trabalho terminar;
- qual ferramenta conversa melhor com a etapa final.
Se você tem um fluxo parecido, com dados recorrentes, templates e criação em lote, posso te ajudar a desenhar uma automação sob medida conectando ferramentas como Notion, Airtable, Canva, Claude, IA, APIs ou webhooks.
Por trás da automação
- Base de planejamento: Notion.
- Fonte dos dados: site do Rolezei com a lista semanal de eventos.
- Organização dos dados: Claude analisa a lista, estrutura as informações e prepara os registros.
- Base operacional: Airtable, com uma linha para cada evento e imagem anexada.
- Integração com design: Canva usando o Airtable como fonte para criação em lote.
- Saída: carrossel semanal com os eventos organizados no template.
- Conferência humana: curadoria dos eventos, revisão visual e ajustes finais antes da publicação.
- Possíveis adaptações: agendas culturais, cardápios, vitrines de produtos, posts imobiliários, catálogos, rankings e qualquer conteúdo que repita formato com dados variáveis.